Pengelolaan Informasi

Informasi adalah suatu data yang bermanfaat yang di bentuk menjadi sebuah media kata yang berupa fakta yang disampaikan kepada para penerimanya...

jadi kesimpulan dari mengelola informasi adalah Kegiatan tertentu yang dilakukan oleh kelompok atau individu yang bertugas menyampaikan data yang berasal dari fakta sebenarnya yang disamaikan kepada para penerima ...

Mencari Informasi
Dalam pengolahan data menjadi sebuah informasi, langkah pertama yang harus dilakukan adalah pengumpulan data itu sendiri. Disini dibutuh sebuah kejelian untuk mendapat data-data
tersebut. Pengumpulan data ini, dapat dilakukan dengan berbagai cara misal dengan observasi (pengamatan), angket dan lainnya. Namun saat ini yang paling sering adalah mencari informasi
dengan melakukan searching dan browsing di internet, misalnya dengan memanfaatkan search engine.
Banyak situs-situs di internet yang menyediakan fasilitas search engine, contoh http://www.google.com, http://www.altavista.com, http://www.yahoo.com dan lain-lain. 
Memilah dan Menyimpan Informasi
Setelah data-data untuk informasi tersebut didapatkan,langkah selanjutnya adalah memilah data tersebut, yaitu mengambil data-data yang dianggap aktual, terpercaya, akurat dan
uptodate. Sehingga data-data yang tidak diperlukan dapat disisihkan dari data yang akan diambil.
Data-data yang dianggap perlu, dikelompokkan kemudian disimpan, ingat dalam penyimpanan harus memperhatikan aspek pengarsipan, sehingga jika diperlukan nantinya secara cepat dapat diambil kembali.
 Pengolahaan Informasi Menjadi Informasi Baru
Dari data-data yang telah disimpan, dapat dibeda menjadi dua jenis :
1. Data informasi yang langsung dapat ditampilkan.
2. Data informasi yang harus diolah dulu, baru bisa ditampil menjadi informasi baru.
Mengolah data untuk menjadi sebuah informasi baru, dapat dilakukan dengan pengeditan, penambahan, pengkonversian, penggabungan dari banyak data dan sebagainya. Contohnya data yang diperoleh dari internet masih dalam format html, kemudian akan diolah dengan menggunakan Ms. Word, maka data-data dalam format html tersebut kita ubah menjadi format doc dengan melakukan copy paste ke dalam
sebuah dokumen Ms. Word, setelah itu dapat dilakukan pengeditan, penambahan, penggabungan dan lain-lainnya.
Data yang telah diolah tersebut, akan menjadi sebuah informasi baru, dan dapat di presentasikan dalam bentuk apapun. Sebagai contoh dalam format PDF, atau dengan menggunakan
Ms. Powerpoint bahkan secara lisan, karena sebuah informasi aktif, jauh lebih berharga dari informasi pasif.
Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas,
tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Sistem Informasi Berbasis Komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer.
Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya tersebut sangat diperlukan misalnya dalam rangka pengambilan keputusankeputusan stategis. Terbentuknya sistem informasi yang akurat untuk membantu setiap pengambilan keputusan. Di tengah lajunya kemajuan industri yang berbasis teknologi telekomunikasi dan informatika, informasi yang cepat dan akurat semakin menjadi kebutuhan pokok para decission maker. Informasi merupakan kebutuhan dasar yang diperlukan oleh setiap manajemen untuk melakukan pengambilan keputusan. Sedangkan suatu sistem informasi bertujuan untuk memasok segala kebutuhan informasi bagi mereka yang membutuhkannya. Sistem informasi yang tepat akan membantu
kebijakan level manajerial dalam hal program-program dan rencana-rencana operasional serta sasaran yang akan dicapai misalnya oleh organisasi atau perusahaan.

dan di bawah ini adalah Rencana pengelolaan informasi adalah proses yang diambil pada tahap Managemen dalam sebuah organisasi, sebelum organisasi tersebut memutuskan/ mengimplemasikan bentuk komunikasi apa yang terbaik untuk dilakukan.

Dalam banyak kesempatan kita sering melihat partisipasi masyarakat dalam merumuskan berbagai kebijakan pemerintah. Ini tentunya tidak lepas dari berbagai upaya pemerintah sendiri untuk memainkan peran akuntabilitas, transapransi dan partisipasi masyarakat serta merumuskan berbagai aturan perundang-undangan yang memberikan kesempatan masyarakat untuk mengambil peran, dengan disahkannya Undang-undang Kebebasan Informasi Publik No. 14 tahun 2008, memberikan kebebasan masyarakat luas untuk mengakses setiap informasi dari pemerintah yang mereka perlukan.

Dalam UU KIP tersebut, dinyatakan bahwa Pemerintah dan Badan Publik wajib memiliki Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumtasi (PPID) yang merupakan wadah tersendiri dalam hal mengelola segala jenis informasi yang ada. Salah satu tujuan adanya PPID adalah untuk meminimalisir agar masyarakat pemohon informasi tidak lagi merasa di pingpong ketika hendak mencari dan mendapat informasi yang mereka butuhkan.

Namun, setelah hampir 5 tahun UU KIP berlaku, masih banyak lembaga pemerintah dan badan publik yang belum memiliki PPID. Di Kota Bandarlampung misalnya, sampai saat ini Pemerintahan Kota Bandarlampung maupun seluruh instansi yang bernaung dibawahnya belum memiliki PPID; sebuah fakta yang sungguh ironis. Pemerintah Kota Bandarlampung, berdasar keterangan Sidik Ayogo (Kepala Dinas Kominfo Kota Bandarlampung), baru akan membentuk PPID pada Bulan Maret 2013.

Fakta lain yang cukup mengejutkan, ternyata banyak dari pejabat di lingkup Pemerintahan Kota Bandarlampung, mulai dari tingkat sekretariat, satuan kerja, camat, sampai kepala sekolah; tidak tahu apa itu PPID. Padahal mereka merupakan ujung tombak dalam proses memberikan pelayanan kepada masyarakat Kota Bandarlampung.

Sesuai dengan yang dimaksud dengan BAB I pasal 9 UU KIP No. 14 tahun 2008 menyebutkan bahwa “Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik”. Dari aturan ini, tentunya yang akan menjadi PPID mestilah bukan orang yang ”sembarangan”, karena adalah tidak mudah untuk melakukan fungsi PPID sebagaimana yang dimandatkan undang-undang.

Akhirnya, menjelang terbentuknya PPID dilingkup Pemerintah Kota Bandarlampung, pemerintah harus menyiapkan figur petugas yang benar-benar mampu dan mau untuk menjadi petugas pengelola informasi dan dokumentasi daerah yang telaten dan sanggup menggumpulkan dan mengklasifikaskan setiap dokumen yang sebegitu banyaknya di setiap lingkup satuan kerja yang ada. Selain itu, petugas dalam wadah PPID harus benar-benar memiliki kesadaran untuk melayani segala kebutuhan masyarakat kota Bandarlampung akan informasi.

Dan cara mengelolanya dibutuhkan :
• High Manajemen Level : untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
• Mid Manejemen Level : untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
• Low Manejemen Level : untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
• Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
juga adalam mengelola terdapat Kesalahan2 yang terjadi seperti menurut  Gordon B. Davis :
• Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
• Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
• Kehilangan data atau data tidak terolah.
• Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.
• Salah dalam menggunakan dokumen induk/file induk.
• Kesalahan dalam prosedur pengolahan.